نرم افزار ERP چیست؟

سیستم برنامه ‌ریزی منابع سازمانی یک نرم ‌افزار مدیریت فرآیند کسب ‌و کار است که فعالیت‌ های تجاری روزمره مانند امور مالی، تدارکات، تولید، پروژه، منابع انسانی و سایر فعالیت ‌ها را مدیریت و ادغام می ‌کند. اطلاعات دقیقی را ارائه می‌ دهد که به ذینفعان کمک می ‌کند تا بر اساس داده ‌های تولید شده، تصمیمات تجاری درستی بگیرند. یک سیستم ERP خوب، داده ‌های تکراری را حذف و با جمع ‌آوری داده‌ های تراکنش مشترک یک شرکت از منابع متعدد، یکپارچگی داده را فراهم می‌ کند.

کدام صنایع از ERP سود ببرند؟

اگرچه ERP قبلا فقط برای صنعت تولید استفاده می شده، اما اکنون این نرم افزار به بخش های مختلف دیگری مانند خدمات، آموزش، خرده فروشی و عمده فروشی، املاک و مستغلات، غذا و نوشیدنی، بهداشت گسترش یافته است.

هر سازمانی فعالیت کارکنان را مدیریت می کند، محصولات یا خدماتی را خریداری می کند، چیزی را می فروشد یا توزیع می کند و امور مالی را حسابرسی می کند. یک نرم ‌افزار ERP یکپارچه به سازمان‌ ها این امکان را می ‌دهد تا این عملکردهای ضروری را ادغام و مدیریت کنند.

آیا کسب و کار شما به ERP نیاز دارد یا نه؟

هر کسب و کاری منحصر به فرد و با چالش های مختلفی روبرو است. حال سوال این است که چگونه می توان دریافت که کسب و کار شما به ERP نیاز دارد؟ پارامترهای زیر نشان می دهد که نیاز است از یک سیستم ERP استفاده کنید:

•    کارکنان زمان زیادی را صرف کارهایی می کنند که نباید به صورت دستی انجام شوند.

•    دسترسی سریع و آسان به داده هایی که برای تصمیم گیری تجاری نیاز است را ندارید.

•    تجارت با فروشندگان یا تامین کنندگان مختلف در مناطق یا کشورهای متفاوت

•    نرم افزارهای مختلفی دارید که در طول سال ها برای کسب و کار خود پیاده سازی کرده اید، اما به یکدیگر متصل نیستند.

•    نمی توانید سطح موجودی خود را هر روز نظارت کنید.

•    به زمان زیادی برای جستجوی اطلاعات، تلاش برای افزایش بهره وری و کارایی و ادغام عملکردهای مختلف در کسب و کار نیاز دارید.

•    کارکنان شما نمی توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند یا اطلاعات را به اشتراک بگذارند.

•    وقتی خارج از دفتر هستید به داده‌ ها و اطلاعات مهم خود دسترسی ندارید.

 

انواع ERP

امروزه انواع مختلفی از ERP در بازار وجود دارد. سه نوع محبوب ERP عبارتند از

 

On-premise ERP

On-Premise به صورت محلی روی سخت افزار شرکت شما قرار دارد و کارکنان فناوری اطلاعات سرورها آن را مدیریت می کنند. سرمایه گذاری اولیه برای ERP معمولی بسیار زیاد است زیرا شرکت شما برای اجرای سیستم نیاز به خرید سرور دارد. همچنین نیاز به کارکنان IT دارید تا مسئول مدیریت و نگهداری سیستم را برعهده بگیرند. علاوه بر این، ارتقاء این سیستم ERP نیاز به تلاش زیادی دارد زیرا تیم فناوری اطلاعات شما باید مجدد سفارشی ‌سازی را از ابتدا شروع کند و شما سفارشی ‌سازی ‌های قبلی خود را از دست خواهید داد.

اگرچه این کار مستلزم هزینه‌ ها و تلاش‌ های زیادی است، اما راه‌ حل‌ های ERP معمولی هنوز هم تقاضای زیادی دارند زیرا این سیستم‌ ها به شرکت‌ ها اجازه می ‌دهند تا داده‌ های خود را برای اطمینان از ایمنی مدیریت کنند. علاوه بر این، این نوع از ERP نیز سهولت سفارشی سازی را ارائه و کنترل بیشتری بر فرآیند پیاده سازی به شما می دهند. راه حل های معمولی معمولاً در بین شرکت های بزرگ محبوبیت بیشتری دارند.

 

ERP ابری

Cloud ERP یا SaaS ERP نوعی استقرار ERP است که به شرکت ها اجازه می دهد تا داده های متمرکز را از طریق اتصال به اینترنت مدیریت کنند. به عبارت دیگر، فروشنده نرم افزار شما مسئول مدیریت این سیستم است و آن را از طریق Backend نظارت می کند. کاربران برای دسترسی به سیستم فقط به یک نام کاربری و رمز عبور نیاز دارند. این راهکار ابری را حتی می توان در توسعه نرم افزار قرض الحسنه نیز به کار برد.

هزینه سرمایه گذاری برای سیستم ابری بسیار کمتر از ERP داخلی است. با این حال، کاربران تا زمانی که از سیستم استفاده می کنند، مشمول هزینه های سربار (معمولا ماهانه) هستند. راه حل های ERP مبتنی بر ابر در بین مشاغل کوچک و متوسط محبوبیت بیشتری دارند.

 

مزایای ERP ابری به شرح زیر است:

•    استقرار سریعتر

برخلاف ERP داخلی، ERP ابری به سخت افزار اضافی نیاز ندارد، بنابراین شرکت شما مجبور نیست وقت خود را برای تهیه و نصب زیرساخت فناوری اطلاعات تلف کند. زمان نصب ERP مبتنی بر ابر معمولاً 3-6 ماه طول می کشد، در حالی که پیاده سازی سیستم معمولی حداقل به یک سال زمان نیاز دارد.

•    به روز رسانی و ارتقاء سیستم

مهمتر از همه، ارتقاء ERP ابری به طور مداوم توسط ارائه دهنده انجام می شود. علاوه بر این، می توانید مطمئن باشید که همیشه از جدیدترین و به روزترین سیستم ERP استفاده می کنید. اما، هنگامی که از یک سیستم ERP معمولی استفاده می کنید، باید سیستم را به طور منظم با حذف هرگونه تنظیماتی که شرکت قبلا استفاده کرده، به روز رسانی و ارتقا دهید.

•    تحرک سطح بالا

Cloud ERP به شما این امکان را می دهد که در هر مکان و هر زمان مراقب کسب و کار خود باشید. از آنجایی که این سیستم مبتنی بر وب سایت است، کاربران می توانند از طریق مرورگرهای پشتیبانی شده به سیستم دسترسی داشته باشند. لازم نیست فقط برای مشاهده داده های مختلف مورد نظر خود به دفتر بیایید زیرا می توانید از طریق تلفن همراه یا رایانه خود به آنها دسترسی داشته باشید.

ERP هیبریدی

Hybrid ERP ترکیبی از ERP داخلی و ERP ابری است. این یک راه حل منطقی برای بسیاری از شرکت هایی است که می خواهند سیستم های ERP معمولی فعلی خود را بدون تغییر ارتقا دهند. علاوه بر جداسازی عملکردها بین برنامه ‌ریزی منابع سازمانی سنتی و مبتنی بر ابر، Hybrid ERP همچنین به شرکت‌ ها کمک می ‌کند تا با حداقل هزینه، قابلیت‌ ها را به سیستم‌ های ERP موجود خود ادغام یا اضافه کنند.

ماژول های اساسی یک سیستم ERP

نرم افزار حسابداری

سیستم حسابداری کل جریان نقدی ورودی و خروجی را مدیریت می کند. به عبارت دیگر، همچنین به شرکت ها کمک می کند تا معاملات حسابداری مختلف مانند مخارج، ترازنامه، دفاتر کل، تسویه حساب بانکی، بودجه بندی، مدیریت مالیات و غیره را انجام دهند. مهمتر از همه، شرکت می تواند صورت های مالی را تنها با چند کلیک در این ماژول تهیه کند.

نرم افزار CRM

ماژول CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) به بهبود عملکرد فروش از طریق خدمات بهتر به مشتری و ایجاد روابط سالم با مشتریان کمک می کند. همچنین به شرکت‌ ها کمک می ‌کند تا اطلاعات دقیق در مورد سرنخ ‌ها و مشتریان خود، از جمله تاریخچه ارتباطات، تماس‌ ها، جلسات، خریدهای گذشته و غیره را مدیریت و ردیابی کنند.

نرم افزار HRM

ماژول HRM (مدیریت منابع انسانی) به بهبود کارایی بخش منابع انسانی کمک می کند. به شرکت ها کمک می کند تا جزئیات کارمندان مانند ارزیابی عملکرد، شرح وظایف، مهارت ها، حضور و غیاب، مرخصی و غیره را مدیریت کنند. مدیریت حقوق و دستمزد یکی از ضروری ترین ماژول های فرعی در ماژول HRM است که حقوق و دستمزد، هزینه های سفر و بازپرداخت ها را مدیریت می کند.

نرم افزار فروش

این ماژول، گردش کار فروش مانند استعلام های فروش، سفارش های فروش و فاکتورها را مدیریت می کند. ادغام ماژول های فروش و CRM می تواند چرخه فروش را تسریع کند و سود بیشتری برای شرکت ایجاد کند.

نرم افزار موجودی انبار

هدف این ماژول ردیابی و مدیریت موجودی در یک شرکت است. علاوه بر این، شامل نظارت بر سطوح موجودی، زمان ‌بندی سفارشات، پیش ‌بینی خرید و تولید گزارش‌ های موجودی است. یک سیستم ERP عالی امکان ادغام موجودی را با اسکنرهای بارکد یا SKU فراهم می کند. اگر ماژول موجودی با ماژول خرید یکپارچه شود موثرتر است.

نرم افزار خرید

این ماژول فرآیندهای درگیر در تهیه کالا را مدیریت می کند. این موارد شامل فهرست تامین‌ کننده، درخواست‌ ها و تجزیه و تحلیل قیمت‌ ها، سفارش‌ های خرید، یادداشت ‌های دریافت کالا و به‌ روزرسانی ‌های موجودی می شود. این ماژول را می توان با ماژول موجودی برای مدیریت بهینه سهام ادغام کرد.

خرید نرم افزار بدون شک ممکن است به مدیریت خرید شرکت شما کمک کند، زیرا به شما امکان می دهد به جای اینکه منتظر تمام شدن موجودی باشید، زودتر از موعد سفارشات خود را ثبت کنید.

نرم افزار تولید

این ماژول کارایی فرآیندهای تولید را بهبود می بخشد، مانند: برنامه ریزی محصول، مسیریابی مواد، نظارت بر تولید روزانه، و صورتحساب مواد. یک سیستم ERP پیشرفته به ماژول تولید اجازه می دهد تا با اسکنرهای بارکد یا RFID یکپارچه شود.

سیستم‌ های تولیدی همچنین از اجازه دادن به تولیدکنندگان برای تطبیق ویژگی‌ های فعلی یا اضافه کردن ماژول‌ های جدید در صورت نیاز سود می‌برند. به عنوان مثال می توان به خرید ماژول ها، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین و سایر زمینه ها اشاره کرد. در نتیجه، با استفاده از قابلیت‌ های گزارش ‌دهی، می ‌توانید با سهولت بیشتری کارایی کلی تجهیزات را در هر لحظه ارزیابی کنید.